De gemeente kan niet functioneren zonder een goed werkende bedrijfsvoering. We streven er naar dat u hier zo weinig mogelijk mee te maken hebt, omdat dit vooral een interne aangelegenheid moet zijn. Over 2023 komt de bedrijfsvoering vrijwel neutraal uit. Maar voor de jaren 2024 t/m 2027 hebben we wel een groot knelpunt met betrekking tot onze ICT. Gelet o p de omvang kunnen we er niet omheen om dit aan u voor te leggen.
bedragen x € 1.000
omschrijving | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 |
|---|---|---|---|---|---|
transformatie ICT omgeving | -11.568 | -4.775 | -24 | 350 | |
uitbreiding Raadsgriffie | -347 | -347 | -347 | -347 | |
Overhead en bedrijfsvoering | -182 | ||||
totaal | -182 | -11.915 | -5.121 | -371 | 3 |
transformatie van onze ICT omgeving
In programmabegroting 2023 heeft u ruim € 15 miljoen incidenteel en structureel € 1,5 miljoen beschikbaar gesteld voor vernieuwing van onze digitalisering en informatievoorziening. Dit geld was nodig om:
- de continuïteit van onze bedrijfsvoering te waarborgen (‘slim in de basis’),
- de overgang naar een nieuwe ICT leverancier te bekostigen en
- de digitale dienstverlening aan inwoners in onze stad te verbeteren.
De kostenraming was gebaseerd op een globale inschatting. Inmiddels hebben we het project in detail uitgewerkt. Het blijkt dat ruim € 33,6 geïnvesteerd moet worden. We zien dit als een onvermijdelijk knelpunt. Vandaar dat we het in deze kwartaalrapportage opnemen.
bedragen x € 1 miljoen | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
2024 | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | totaal | |
kosten | ||||||
Projectmanagement | 0,3 | 0,3 | 0,3 | 0,9 | ||
Partner in vernieuwen | 1,7 | 0,6 | 0,4 | 2,7 | ||
Persoonlijk en Gepersonaliseerd | 4,9 | 4,6 | 2,3 | 0,9 | 2,0 | 14,7 |
Slim in de Basis | 8,1 | 3,9 | 0,0 | 0,0 | 0,0 | 12,0 |
10% risicoreservering | 3,3 | 3,3 | ||||
subtotaal kosten | 18,3 | 9,4 | 3,0 | 0,9 | 2,0 | 33,6 |
dekking | ||||||
begroting 2023, toekomstbestendige organisatie | -6,5 | -4,6 | -3,0 | -1,2 | -15,4 | |
implementatiebudget omgevingswet | -0,2 | -0,2 | ||||
Subtotaal dekking | -6,7 | -4,6 | -3,0 | -1,2 | -15,6 | |
TOTAAL | 11,6 | 4,8 | 0,0 | -0,3 | 2,0 | 18,0 |
Na het inzetten van beschikbare budgetten, resteert een tekort van € 18 miljoen.
We willen deze begroting elk jaar actualiseren bij de programmabegroting en ook een jaar toevoegen aan de horizon. De investeringen voor de eerste drie jaar zijn concreet onderbouwd. Vanaf 2027 zijn het globalere inschattingen.
In deze kostenstijging zit een groot bedrag om onze ICT over te hevelen naar de cloud. Waar het tot nu tot gebruikelijk is om ICT op lokale servers te laten werken, is er nu wereldwijd een transitie gaande om alle software en data vanuit de cloud te organiseren en te onderhouden. Dit leidt tot een grote incidentele investering, het is niet te verwachten dat er op korte termijn weer een andere grote transformatie moet plaatsvinden. Dit maakt ook dat we onze investering niet mogen afschrijven (spreiden over mee jaren). De gemeente is geen eigenaar van de servers of de software, maar huurt deze. Omdat de gemeente geen bezit heeft, mag dit dus niet geactiveerd worden. Conform amendement 24027.002 nemen we 10% (€ 3,3 miljoen) van de volledige kosten op als risicoreservering in de begroting.
uitbreiding Raadsgriffie
Het Presidium heeft goedkeuring gegeven om de Raadsgriffie structureel met 3 fte uit te breiden. De uitbreiding bevat een Raadsadviseur, Communicatie adviseur en informatiemanager. Het doel van de uitbreiding is om de werkdruk te verlagen en medewerkers meer ruimte te kunnen bieden voor persoonlijke groei.
overhead en bedrijfsvoering
De overhead werkt als ondersteuning van het primaire proces. Het gaat bijvoorbeeld om ICT, HRM, financiën en dergelijke. Ook leidinggevende functies vallen hieronder. Op de bedrijfsvoering zijn voor 2023 diverse plussen en minnen die uiteindelijk voor de hele gemeente optellen tot een tekort van € 0,2 miljoen ten opzichte van onze begroting. De belangrijkste oorzaak is dat er vacatureruimte niet is ingevuld waardoor er geld overblijft. Hier staat weer tegenover dat wij vaak personeel inhuren omdat vacatures niet vervult kunnen worden of in verband met ziekte. Dit leidt tot hogere kosten omdat ingehuurd personeel over het algemeen duurder is.